Mukharom.com – Mengelola data customer mungkin menjadi hal yang mudah bagi sebagian orang, namun lain halnya jika customer yang dimiliki semakin bertambah dan bertambah. Jika customer yang dimiliki semakin banyak, barulah terasa sulitnya mengelola customer yang dimiliki. Apalagi jika perusahaan kita bergerak dibidang sewa layanan yang tidak memiliki sistem biling otomatis, yang harus mengirimkan penawaran setiap akan perpanjangan. Pasti sulit dan bahkan kita sering terlewatkan untuk masa perpanjangannya, akibatnya kelolosan tanpa mereka melakukan perpanjang layanan.

Itulah masalah yang kerap saya alami saat itu, merasa saya tidak becus saat kerja karena memang ‘kewalahan sendiri’. Namun saya merupakan orang yang mudah ‘resah’, tidak betah melihat suatu hal yang bermasalah. Apalagi jika urusannya berhubungan dengan jangka waktu kedepan, yang mungkin jika tidak dibereskan akan semakin kacau. Akhirnya saya memutuskan untuk mencari dan berencana membangun sistem CRM di perusahaan tempat saya bekerja.

Apakah semudah itu? Proses membangun sistem CRM yang saya lakukan melalui beberapa tahapan yang membutuhkan waktu ber bulan-bulan. Mulai dari pencarian sistem CRM yang baik, mengajukan ke atasan, mengimplementasikannya, dan melakukan import data dari aplikasi Accounting yang sudah digunakan perusahaan kami. Beginilah saya membangun sistem CRM di Perusahaan tempat saya berkerja, PT Excellent Infotama Kreasindo

Membangun Sistem CRM di Perusahaan dengan Perfex CRM

Mencari tahu Apa itu CRM

CRM (Customer Relationship Management) memiliki pengertian yang beraneka ragam. Hal yang saya inginkan dengan adanya CRM adalah dapat mengelola customer dengan baik. Dalam konteks saya sebagai sales yakni mengelola, mempertahankan, dan memiliki target customer untuk kedepannya. Dengan adanya sistem yang dapat mengelola dengan baik, kita dapat mendapatkan data kuantitatif dan menjadi acuan kita untuk meningkatkan kedepannya.

Mungkin kita bisa saya membuat database customer di sebuah file excel jika kita memiliki database customer yang tidak banyak, namun seiring berjalannya waktu saya rasa itu akan menyulitkan. File pasti semakin membesar ukurannya, sulitnya berkolaborasi untuk kerja bersama, belum lagi jika terkena virus atau sebagainya.

Melakukan pencarian Sistem CRM yang baik

Perlu waktu yang lama untuk mencari Sistem CRM yang baik menurut saya. Baik yang dimaksud adalah dari segi fitur, pengalaman penggunaan dan juga tentunya harga. Saya beberapa kali mencoba demo atau trial dari setiap sistem CRM yang saya temukan, tentu saja utamanya mencari yang Free atau Gratis. Namun keterbatasan fitur yang dimiliki pada software gratis membuat saya putar pikiran untuk mencari fitur yang pas dan melupakan hal yang Gratis. Berikut beberapa software atau sistem CRM yang sudah pernah saya coba

• Odoo CRM
• Barantum CRM (produk lokal base on cloud)
• Zoho CRM (base on cloud)
• VTiger CRM
• Espo CRM
• Perfex CRM

Dari semua CRM yang sudah saya coba, sebenarnya ada 2 nominasi yang menurut saya baik dan sesuai dengan fitur yang saya butuhkan. Yakni Barantum CRM dan Perfex CRM, keduanya memiliki kekurangan dan kelebihan masing-masing namun sangat mudah digunakan.

Mengajukan Sistem CRM ke Atasan

Saya pun mengajukan kedua sistem CRM tersebut ke atasan, menginformasikan kelebihan dan kekurangan dari masing-masing aplikasi. Memang keduanya memiliki skema sistem yang berbeda, yakni berbasis cloud yang bersifat sewa dan berbasis on premis yang bersifat beli. Walau saat pengajuan tersebut bisa dibilang tidak berjalan dengan mulus, karena terkendala karena tidak dapat diintegerasikan dengan aplikasi accounting yang saat ini dipakai, namun saya terus berusaha meyakinkan atasan agar dapat mengimplementasikan aplikasi CRM tersebut.

Karena tanpa adanya sistem CRM, pekerjaan saya bisa dibilang cukup keteteran dan sulit terukur. Saya harus mengecek history untuk mengetahui periode layanan yang digunakan customer, tidak ada catatan terpusat yang memiliki data yang bisa menjadi acuan. Saya pun terus berusaha dan mengupayakan agar sistem ini dapat segera diimplementasikan dengan berbagai cara, salah satunya dengan mencoba versi ‘bajakan’ dari Perfex CRM agar dapat menjadi demo dan pertimbangan atasan untuk dapat segera mengimplementasikannya.

Melakukan Implementasi Sistem CRM

Setelah mempertimbangkan beberapa hal, akhirnya pilihan jatuh kepada Perfex CRM. Salah satu alasan utamanya adalah perusahaan kami sudah memiliki infrastruktur cloud yang bisa digunakan untuk menyimpan sistem tersebut, dan juga tentunya untuk efisiensi biaya. Selain itu aplikasi CRM ini memiliki fitur yang sangat banyak, mungkin kedepannya dapat digunakan dan dapat berfungsi lebih banyak lagi.

Ternyata untuk melakukan implementasi sistem CRM ini tida dibutuhkan server VPS dengan kapasitas tinggi. Cukup dengan shared hosting dan aplikasi Perfex CRM dapat digunakan dengan baik, termasuk fitur-fitur yang ada didalamnya. Proses implementasinya cukup mudah, hanya melakukan upload file aplikasi tersebut kedalam hosting yang kita miliki. Kemudian melakukan beberapa konfigurasi tambahan seperti konfigurasi database dan sebaginya dengan mengikuti dokumentasi yang sudah disediakan.

Fitur yang paling saya suka dari Perfex CRM ini adalah fitur Contract. Kita dapat membuat 1 atau lebih kontrak dengan customer dan menentukan Jenis layanan, Tipe layanan, harga, serta periode dari kontrak tersebut. Fitur ini adalah fitur andalan yang saat ini sangat membantu saya dalam mengelola customer. Kita juga dapat melihat data total pelanggan dari salah satu layanan, sehingga menjadi acuan dan laporan kita kepada atasan.

Import Data Customer ke Sistem CRM

Tahap ini merupakan tahapan yang paling melelahkan dalam membangun sistem CRM di perusahaan tempat saya bekerja. Saya harus melakukan import ratusan customer dan melakukan input manual layanan yang digunakan oleh customer tersebut. Salah satu hal yang membuat saya terbantu adalah adanya fitur import dan export pada Perfex CRM ini. Saya pun mengerahkan Tim lain yang ada untuk membantu proses input layanan dari masing-masing customer.

Pada tahap ini saya membutuhkan waktu kurang lebih 2-3 bulan untuk dapat melakukan input seluruh customer dan layanan yang digunakan. Memang melelahkan diawal, namun memudahkan untuk selanjutnya dalam melakukan pekerjaan. Lelah diawal akan terbayarkan oleh efesiensi pekerjaan dan waktu di masa mendatang.

Proses import data selesai. Alhamdulillah!

Saat ini sistem CRM tersebut sudah berjalan dengan baik selama sekitar 1 tahun. Pekerjaan terasa lebih cepat karena mudahnya mengelola customer dari sebuath sistem atau aplikasi. Walau harus mempelajari sistem tersebut terlebih dahulu agar mengetahui dan dapat menggunakannya dengan baik. Sebenarnya Perfex CRM ini dapat dimanfaatkan sebagai client area, karena memiliki 2 dashboard yakni admin dan client. Namun saya hanya menerapkan dashboard admin saja untuk mengelola customer dan belum memanfaatkan fitur client area.

Bagimana, apakah di perusahaan kamu sudah menerapkan sistem CRM untuk mengelola customer? Saran saya silakan terapkan segera sebelum customer terus bertambah sehingga sulit melakukan manajemennya. Begitulah cerita saya, semoga dapat menjadi referensi rekan-rekan yang ingin melakukan implementasi CRM di perusahaannya. Jangan ragu jika ada pertanyaan yang ingin disampaikan.

Jika kamu mau membeli Perfex CRM, silakan kunjungi dan beli melalui link berikut: Code Canyon: Perfex – Powerful Open Source CRM

Have a good day!