5 Langkah Mencegah IP dan Domain Email Terblacklist
Mukharom.com – Email server merupakan hal yang sangat penting saat ini dalam hal komunikasi. Komunikasi penting dan formal saat ini banyak mengandalkan emal server, baik antar perusahaan maupun antar instansi. Maka dari itu perawatan pada email server juga sangatlah penting bagi seorang Sysadmin atau IT Administrator Email Perusahaan. Banyak hal yang memicu permasalahan pada email server perusahaan, mulai dari gangguan penerimaan email, gangguan pengiriman email, terblacklistnya IP Public, dan lain sebagainya.
Namun pada artikel kali ini saya akan membahas tentang terblacklistnya IP Address email server yang menyebabkan pengiriman email mengalami kendala. Jika IP Public sebuah email server terblacklist, maka ada beberapa kendala dan masalah yang dialami, diantaranya
- Reputasi domain & email server menurun
- Ditolaknya kiriman email ke luar domain (gmail, yahoo, & email server lain)
- Terkendalanya komunikasi email
Tapi tenang, ada 5 hal yang dapat dapat dilakukan untuk Mencegah IP Address Public dan Domain email server terkena blacklist. Apa sajakah langkah atau hal tersebut? Berikut pembahasan 5 Langkah Cara Mencegah IP Adress Publik dan Domain Email terkena Blacklist.
1. Melimit Pengiriman Email ke Luar Domain
Email server yang baik harus memiliki batasan pengiriman email ke luar domain atau email server lain. Tujuannya yakni agar Email Server kamu tetap memiliki reputasi yang bagus, baik IP Addressnya maupu Domainnya. Selain itu melakukan limitasi pengiriman email juga berguna untuk menahan broadcast kiriman email spam dari salah satu user. Broadcast kiriman email spam tersebut merupakan hal utama yang sering mengakibatkan IP Publik atau domain terblacklist.
Adapun untuk melakukan limitasi kiriman email ke luar domain bisa menggunakan aplikasi 3rd party atau mengaktifkan fitur pada email server jika ada. Jika kamu menggunakan Zimbra Mail Server, kamu dapat melakukan instalasi PolicyD sebagai aplikasi untuk melimit atau membuat rule tertentu. Untuk tutorial instalasi policyD pada Zimbra dapat melihat referensi berikut https://imanudin.net/2014/09/08/how-to-install-policyd-on-zimbra-8-5/ atau jika menggunakan email server lain anda dapat melihat referensi di internet.
2. Memeriksa Antrian Email (Mail Queue) secara Berkala
Broadcast email spam merupakan faktor nomor 1 penyebab terblacklistnya IP Public dan Domain di internet. Walaupun kita sudah melakukan langkah nomor 1, jika langkah nomor 2 ini tidak dilakukan maka email spam masih saja bisa lolos. Jadi kamu harus memeriksa antrian email secara berkala, apakah kiriman email terpantau normal atau ada kiriman yang mencurigakan. Jika ada kiriman email yang mencurigakan kamu dapat menghapus antrian email tersebut dan segera mengubah password akun yang melakukan spamming.
Cara lain yang lebih memudahkan adalah menggunakan scripting yang bertugas mengirimkan notifikasi antrian email jika ada yang mencurigakan. Hal tersebut membuat kita lebih santai seperti layaknya memiliki robot pribadi yang menjaga email kita.
3. Melakukan Edukasi ke Pengguna Email
Kiriman broadcast email spam salah satunya disebabkan karena ada authentikasi salah satu akun pengguna yang diketahui oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Pemicunya adalah kiriman email phising yang mengaku-ngaku sebagai administrator dan meminta Username beserta password user. Akibatnya akun tersebut digunakan untuk broadcast email spam secara random.
Maka dari itu pentingnya melakukan edukasi ke Pengguna email agar dapat mengabaikan email phising yang masuk. Hal tersebut bisa membantu meringankan tugas administrator dan menjaga IP Public beserta domain tetap bersih dan terhindar dari blacklist.
4. Menerapkan Strong Password ke Pengguna Email
Selain melakukan edukasi terhadap penerimaan email phising, hal yang harus dilakukan terhadap user adalah menerapkan Strong Password. Karena biasanya spammer atau hacker mencoba-coba password secara random untuk login dan melakukan authentikasi untuk pengiriman email. Jika menggunakan password yang mudah ditebak atau bahkan pasaran, maka akun email akan mudah sekali diretas atau diambil alih oleh spammer atau hacker.
Penerapan strong password tersebut harus berupa kombinasi, misalnya terdapat UPPERCASE, lowercase, numerik, symbols dan minimal 6-15 karakter. Dengan begitu potensi adanya spamming dan terblacklistnya IP Publik akan berkurang.
5. Menggunakan Layanan SMTP Relay External
Agar mengurangi beban administrator kita dapat menggunakan layanan SMTP Relay External yang dapat menhandle kiriman email ke luar domain. Adapun manfaat yang didapatkan yakni IP Public yang kita miliki akan tetap bersih, karena IP public yang diterima tujuan adalah IP milik penyedia layanan.
Rekomendasi layanan SMTP Relay dari saya adalah layanan dari PT Excellent https://www.excellent.co.id/smtp/ . Mengapa menggunakan layanan tersebut? Karena layanan tersebut sudah terdapat proteksi flooding kiriman email spam, sehingga kita tidak perlu melakukan langkah nomor 1 dan 2 dan dapat lebih santai dalam maintenance. Kemudian terdapat support yang Excellent dari layanan tersebut beserta panduan dalam memperlakukan user yang melakukan broadcast email spam.
Ada satu lagi yang memudahkan administrator, yakni adanya dashboard untuk melihat statistik dan menelusuri log. Log yang dimaksud yakni status kiriman email ke penerima, apakah sudah diterima, ditolak, atau sebagainya. Jadi kita tidak perlu menggunakan console dan mengetikkan beberapa baris perintah untuk melakukan tracking pengiriman email.
Bagaimana, siap melakukan langkah diatas? Kalau kamu ingin lebih tenang saya sarankan dapat menerapkan segera langkah nomor 5 😀 . Dengan menerapkan langkah tersebut dapat membuat hidup lebih tenang dan tidak terlalu pusing memikirkan apakah IP Publik Email Server yang dimiliki terblacklist atau tidak.
Have a good day!
