Membuat ID Card Perusahaan Berbasis eMoney

Mukharom.com – Kalau tidak salah tahun 2017, saya membuat ID Card untuk Perusahaan tempat saya bekerja yakni PT Excellent Infotama Kreasindo. ID Card tersebut hanya berbentuk kartu biasa dan tidak memiliki fungsi lain selain tanda pengenal. Hal itu membuat nilainya mungkin tidak begitu penting dimata karyawan sehingga jarang digunakan, atau mungkin lupa menaruhnya, jangan-jangan hilang? Tidak ada yang tahu.

Hingga akhirnya saya membuat custom eMoney untuk Komunitas Mi Fans Bekasi yang saya urus. Tujuannya adalah sebagai member card, tanda sebagai member Mi Fans Bekasi. Selain itu juga dapat digunakan untuk berbagai aktifitas dan transaksi: mulai dari naik commuter line, bayar tol, belanja, naik transjakarta, dan masih banyak lagi. Sebenarnya itu hanya eMoney biasa seperti yang dijual di umum, hanya saja menggunakan custom printing dan desain yang bisa dibuat sesuka hati.

Dan saya pun terpikir mengapa tidak buat ID Card Perusahaan dengan eMoney? Apalagi perusahaan tempat saya bekerja karyawannya sering sekali melakukan bepergian menggunakan transportasi umum (Commuter line, Transjakarta, MRT, dsb). Usulan pun saya berikan kepada Boss besar, dan disambut dengan baik oleh beliau dan rekan-rekan lainnya. Namun semua itu tertunda hingga berbulan-bulan, karena kesibukan, kelupaan, ketiduran, kemalesan, ke-apalagi ya? 😀 Tapi Alhamdulillah dapat terealisasikan dengan dukungan dan desakan penuh, serta tentu saja melalu beberapa tahapan.

Menyusun Budget dan Perkiraan Anggaran

Biar keliatan professional dan juga pengajuan ke pihak manajemen untuk pembuatan ID Card tersebut saya pun menyusun rincian biaya yang akan dikeluarkan. Untungnya saya sudah memiliki kenalan dan referensi dari rekan-rekan Mi Fans lain untuk percetakan yang memiliki kualitas dan harga yang baik. Total sekitar 20 ID Card yang akan dibuat, dan 50 aksesoris pendukung ID Card tersebut seperti Lanyard (kalung ID Card), Case (Tempat menaruh ID Card), dan holder Yoyo (penjepit ID Card di saku).

Saya memasukkan segala jenis opsi yang ada untuk pertimbangan di manajemen, mulai dari yang termurah hingga termahal. Tidak lupa semua biaya yang harus dikeluarkan dicantumkan pada file tersebut, mulai dari biaya satuan hingga total keseluruhan. Membiasakan membuat sesuatu yang detail dan jelas, agar orang lain dimudahkan dengan apa yang sudah kita kerjakan. Sambil menunggu approval saya pun mengerjakan hal lainnya.

Melakukan Re-Desain Tampilan ID Card

Sebenarnya saya ingin tampilan ID Card menggunakan Desain baru yang lebih fresh, karena merasa desain ID Card sebelumnya terlalu sederhana. Namun saya memberikan beberapa opsi, 2 dengan desain baru dan 1 dengan desain lama yang sedikit dibuat lebih baik. Proses desain ini saya curi-curi waktu, dimana saya menemukan waktu yang pas disaat mood dan inspirasi sedang bagus. Kalau waktunya tidak pas bisa-bisa stuck dan proses desain bisa memakan waktu lama, apalagi kalau galau lagi malanda.

Akhirnya terpilih lah salah satu desain dari 3 opsi tersebut, dan pemenangnya jatuh kepada…… Desain lama yang di re-desain kambali. Selamat! 😀 Mungkin karena terlihat lebih formal, jadi desain itu terpilih kembali. Selain ID Card tidak lupa melakukan desain untuk Lanyard dan holder yoyo tersebut, ini sih jauh lebih simple karena hanya menaruh logo saja tanpa perlu desain yang kompleks.

Sesi Foto ID Card

Setelah mendapat approval dari budgeting yang sudah dibuat dan terpilihnya desain, selanjutnya adalah sesi foto untuk setiap karyawan. Saya sendiri bukan seorang photograper, cuma tukan foto amatir dan tidak punya kamera DSLR ataupun Mirrorless. Akhirnya saya memanfaatkan kamera ponsel Xiaomi Redmi Note 5 saya yang cukup bisa diandalkan. Dengan bantuan sinar matahari dan lampu emergency untuk penerangan, akhirnya saya bisa mendapatkan hasil foto yang lumayan. Ditambah dengan bantuan banner sebagai latar belakangnya untuk memudahkan saya dalam melakukan seleksi ketika mengedit background nanti.

Editing Background & ID Card

Sesi foto sudah selesai, para karyawan pun memilih foto yang menurut mereka terbaik dari beberapa jepretan yang saya tangkap. Selanjutnya saya pun mengedit satu-persatu foto tersebut untuk dihilangkan backgroundnya. Saya menggunakan Affinity Photo untuk melakukan editing tersebut dengan penuh kesulitan karena masih belum familiar. Hingga akhirnya saya menemukan tutorial yang cukup mudah dan membuat pekerjaan editing tersebut menjadi lebih singkat.

Satu-persatu foto karyawan saya edit dan hilangkan backgroundnya, setelah itu saya tuangkan ke dalam ID Card. Tidak lupa mengedit nama dan jabatan dari karyawan tersebut, dan melakukan validasi antara nama dan foto agar tidak tertukar. Bisa gawat jika namanya wanita islami namun foto yang terpampang adalah pria brewokan 😀 . Proses editing tersebut memakan waktu beberapa hari dan menghabiskan ratusan MB storage di komputer saya.

Proses Pemesanan & Percetakan

Proses pembelian/pemesanan sangatlah mudah, tidak perlu datang ke percetakan, sudah tersedia di marketplace dan bisa dipesan secara online. Terlebih lagi terdapat fitur pre order, walaupun melalui proses percetakan kita masih bisa memesan dan penjual memprosesnya terlebih dahulu. Tinggal melakukan pemesanan, mengirim desain melalui media elektronik, dan duduk manis menunggu pesanan datang. Kalau memang butuh waktu berhari-hari bisa ditinggal istirahat atau tidur, karena lelah juga jika duduk manis terlalu lama 😀

Hingga akhirnya pesanan datang sesuai harapan, dan ID Card yang diimpikan pun jadi. Saat ini setiap karyawan memiliki ID Card sekaligus eMoney. Hal tersebut memudahkan kami dalam melakukan perjalanan menggunakan transportasi umum, tanpa harus mengantri untuk membeli kartu. Jika ingin diintegerasikan dengan sistem yang ada di kantor pun seharusnya bisa, karena eMoney ini memiliki nomor yang unik dan berbeda untuk setiap kartunya. Dengan konektifitas NFC seharusnya sistem dapat membedakan antara kartu 1 dengan kartu lainnya dan memberikan akses khusus untuk nomor kartu tersebut.

Saya sendiri lebih suka memiliki 1 kartu yang memiliki fungsi beragam, dibanding harus mengoleksi berbagai kartu yang hanya memiliki fungsi tunggal. Hanya mempertebal isi dompet saja tanpa menambah value yang berarti. Ini bukan menyindir salah satu kandidat loh yah 😀

Wah ternyata tulisannya cukup panjang, sampai tulisan ini dibuat ID Card tersebut sudah saya gunakan untuk menggunakan transportasi Commuter line. Kira-kira apakah perusahaan tempat kamu juga berencana membuat ID Card yang sama? Kalau mau konsultasi sama saya boleh kok 😀

Have a good day!